Jak przygotować cennik biura rachunkowego do kalkulatora na stronie

Poniżej przechodzimy przez te decyzje na przykładzie kalkulatora usług księgowych na stronę biura rachunkowego . To demonstracja produktu z przykładowymi stawkami, nie oferta prowadzenia księgowości. Jej zasady możesz porównać z własnym cennikiem przed zamówieniem kalkulatora.

Zacznij od jednej, aktualnej wersji cennika przeznaczonej dla nowych klientów. Stawki historyczne, indywidualne rabaty i warunki wynegocjowane dla pojedynczej firmy warto oznaczyć oddzielnie. Nie każda cena widoczna na wystawionej fakturze jest regułą, którą chcesz udostępnić w kalkulatorze.

Dla każdego wariantu zapisz nazwę, kwotę netto, okres rozliczenia i zakres usług. W demonstracji ryczałt, KPiR i pełne księgi mają osobne abonamenty. Obsługa VAT, kadry i dodatkowe rachunki bankowe są naliczane oddzielnie. Jeśli Twoje biuro włącza którąś z tych czynności do podstawowej ceny, reguły muszą to uwzględnić, aby klient nie zapłacił za nią dwa razy.

Ustal też, jakie informacje klient zna na początku rozmowy. Może wskazać formę prawną, branżę i liczbę faktur, ale nie zawsze potrafi określić właściwy zakres ksiąg. Kalkulator wyceny ma pomóc zebrać dane do rozmowy. Wskazania dotyczące ksiąg i VAT w naszym przykładzie wymagają potwierdzenia przez księgową; narzędzie nie wybiera najkorzystniejszej formy opodatkowania.

Zapis „do 10 dokumentów” wymaga definicji. Klient może myśleć wyłącznie o fakturach zakupowych, a biuro uwzględniać także sprzedaż albo inne zapisy. Przygotuj krótkie objaśnienie oraz przykłady dokumentów zaliczanych do limitu. Wyjaśnij, czy wyciąg bankowy liczy się jako całość, czy znaczenie ma liczba operacji. Taką zasadę trzeba ustalić dla Twojego wdrożenia.

Nasza demonstracja dodaje miesięczne faktury sprzedaży do dokumentów kosztowych. Pierwsze 10 dokumentów mieści się w abonamencie, a dopłata dotyczy tylko nadwyżki. Przy 20 fakturach sprzedaży i 30 dokumentach kosztowych otrzymujemy 50 dokumentów, z czego 40 jest płatnych dodatkowo. Domyślna stawka dla księgowości uproszczonej wynosi 6 zł, więc dopłata to 240 zł netto miesięcznie.

Nie jest to cennik schodkowy, w którym przekroczenie progu od razu uruchamia nowy pakiet. Jeśli Twoje biuro stosuje pakiety, na przykład do 10, 30 i 50 dokumentów, przekaż dokładnie taki sposób rozliczania. Opisz również, co dzieje się powyżej ostatniego progu. Liczenie za każdą dodatkową sztukę i przechodzenie między pakietami może dać inne wyniki mimo podobnych kwot w arkuszu.

Dla kadr potrzebna jest zarówno stawka, jak i jednostka rozliczenia. Czy cena dotyczy jednej osoby miesięcznie, jednej umowy, czy wykonanej czynności? Ustal, jak obsługujesz osobę z kilkoma umowami i które zdarzenia są poza stałym zakresem. Kalkulator powinien pytać o dane odpowiadające jednostce z Twojego cennika.

W przykładzie Offerandum osobno podaje się liczbę osób na umowie o pracę i na umowie cywilnej. ZUS właściciela ma odrębną pozycję. Wybrana obsługa PPK jest liczona według liczby osób wskazanych w demonstracji, a portal pracowniczy ma stałą opłatę miesięczną. To zasady tego przykładu, które należy porównać z zakresem faktycznie oferowanym przez biuro.

Podobnie opisz waluty, transakcje zagraniczne, środki trwałe i dodatkowe rachunki bankowe. Przy każdym dodatku wskaż warunek naliczania i podstawę ceny. Jeżeli szczególny przypadek wymaga indywidualnej rozmowy, ustal, jak klient ma go zgłosić i jaki wynik powinien wtedy zobaczyć. Samo pole „uwagi” nie powinno sugerować, że każda opisana tam usługa mieści się w pokazanej kwocie.

Klient porównujący biura często patrzy na kwotę miesięczną. Nie dowie się z niej, ile kosztuje przygotowanie współpracy, przejęcie dokumentacji albo nadrobienie zaległości. Dla każdej pozycji w cenniku zapisz więc, czy wraca co miesiąc, jest pobierana raz na początku, czy raz w roku.

W demonstracji koszt startu może obejmować otwarcie, przejęcie od innego biura, zaległe miesiące i wybrane wdrożenie KSeF. Rozliczenie roczne właściciela oraz sprawozdanie finansowe są pokazywane osobno, zależnie od zakresu obsługi. Pole dotyczące wdrożenia KSeF opisuje usługę w wycenie; samo zaznaczenie go nie uruchamia integracji ani przesyłania faktur.

Na stronie przykładu znajdziesz trzy rozpisane konfiguracje: małą firmę, firmę z kadrami i przejęcie spółki z zaległościami. Porównaj w nich nie tylko abonament, ale także pozostałe kwoty. Pozycja „raz w roku” oznacza odrębną opłatę roczną, a nie sumę dwunastu abonamentów. Takie nazewnictwo powinno być spójne w kalkulatorze, wiadomości i PDF.

Dopłata procentowa wymaga wskazania podstawy. „Opiekun +35%” może oznaczać procent od samej księgowości albo od całego abonamentu z kadrami i dodatkami. W demonstracji obowiązuje ten drugi wariant. Dopiero po doliczeniu opiekuna naliczany jest ewentualny rabat promocyjny, a miesięczna kwota zostaje zaokrąglona do pełnych złotych.

Koszt zaległego miesiąca w tym przykładzie wynosi domyślnie 120% tak wyliczonego abonamentu. Oznacza to, że zmiana bieżącego zakresu obsługi wpływa także na koszt nadrobienia zaległości. Jeśli Twoje biuro wycenia historyczne miesiące według faktycznej liczby dokumentów z każdego okresu, potrzebuje innej reguły. Nie wystarczy zmiana wartości procentu w panelu.

Uzgodnij też, czy promocja obejmuje kadry i dodatki, czy tylko podstawową księgowość. Oddziel rabat promocyjny od warunków płatności za rok z góry. Warto zapisać jeden kompletny przykład obliczenia, pokazujący kolejne składniki i moment zaokrąglenia. Szerszy sposób porządkowania takich reguł opisuje poradnik o przenoszeniu cennika z Excela do kalkulatora .

Przygotuj oczekiwane wyniki na podstawie zatwierdzonego cennika. Osoba sprawdzająca powinna znać wszystkie odpowiedzi klienta, a nie tylko końcową kwotę. Porównaj następujące przypadki:

1. Dokumenty w limicie i tuż ponad nim. Dla progu 10 sprawdź 9, 10 i 11 dokumentów. Dopłata w demonstracji pojawia się dopiero w ostatnim wariancie i dotyczy jednej sztuki.
2. Zmiana zakresu księgowości. Porównaj właściwe abonamenty i stawki za dokument ponad limit. Sprawdź też, czy odpowiada im właściwa opłata roczna.
3. Dodanie jednej osoby do kadr. Zmieniaj osobno umowę o pracę i umowę cywilną. Ustal, które zależne składniki, na przykład dopłata za opiekuna, powinny się wtedy zmienić.
4. Włączenie dodatkowej usługi. Sprawdź, czy jest naliczana tylko raz i we właściwym okresie. Nie zakładaj, że każda dopłata jest miesięczna.
5. Zmiana biura z zaległościami. Porównaj zero i dwa zaległe miesiące. Zweryfikuj opłatę za przejęcie, podstawę procentu oraz oddzielenie kosztów startu od abonamentu.
6. Promocja i ukrycie cen. Przy rabacie porównaj kwotę przed i po jego naliczeniu. Po wyłączeniu cen sprawdź również PDF dla klienta oraz wewnętrzne wyliczenie dla biura.

Zachowaj dane wejściowe i zatwierdzone wyniki jako zestaw kontrolny. Po zmianie cennika można wrócić do tych samych konfiguracji i wskazać dokładnie, która pozycja powinna mieć nową cenę. To szczególnie przydatne, gdy stawki utrzymuje więcej niż jedna osoba.

Do rozmowy o kalkulatorze wystarczą aktualny cennik, opis reguł, przykładowe wyceny i adres witryny. Zaznacz czynności wymagające indywidualnego ustalenia oraz określ, czy chcesz pokazywać ceny klientowi. Jeśli wolisz najpierw zweryfikować dane firmy, kalkulator może zbierać zakres obsługi bez prezentowania kwot. Wybór opisuje też poradnik o publikowaniu cen na stronie firmy usługowej .

Zespół Offerandum przygotowuje pytania i reguły kalkulatora na podstawie tych materiałów. Biuro sprawdza wyceny i treści przed uruchomieniem. Gotowe narzędzie osadzasz na stronie; dla witryn opartych na WordPressie dostępny jest poradnik wdrożenia kalkulatora .

Udostępnione stawki, limity i procenty aktualizujesz później w panelu cennika . Zmiana modelu rozliczeń, nowe pytania czy inne zależności wymagają uzgodnienia logiki. Dzięki temu bieżąca aktualizacja kwoty abonamentu jest prostą czynnością, a rozszerzenie zakresu przechodzi przez sprawdzenie odpowiednich obliczeń.

Prześlij cennik biura rachunkowego i adres strony , aby ustalić zakres własnego kalkulatora usług księgowych.