UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Offerandum · Wersja 1.0

Umowa określa zasady przetwarzania przez Offerandum danych osobowych w imieniu firm korzystających z formularzy wycen. Obejmuje zapytania ofertowe, dokumenty PDF i ich obsługę.

Załączniki: lista podprocesorów oraz środki bezpieczeństwa. Warunki świadczenia usługi opisuje regulamin Offerandum.

Strony i zawarcie

1. Administratorem jest firma wskazana w zamówieniu na usługę Offerandum, z nazwą, adresem, identyfikatorem podatkowym i osobą reprezentującą zapisanymi w zamówieniu, dalej „Administrator”.
2. Podmiotem przetwarzającym jest Damian Krychowski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Damian Krychowski, ul. Marii Skłodowskiej-Curie 8/22, 42-400 Zawiercie, NIP 6492262191, dalej „Offerandum”. Kontakt: kontakt@offerandum.com.
3. Umowa stanowi część umowy o świadczenie usługi Offerandum („Umowa główna”). Zostaje zawarta przez udokumentowaną akceptację jej wersji i załączników, w tym elektronicznie, przed przekazaniem rzeczywistych danych. Sama publikacja treści nie oznacza zawarcia.
4. W sprawach powierzenia Umowa i załączniki mają pierwszeństwo przed sprzecznymi postanowieniami Umowy głównej. Nie ograniczają uprawnień osób ani organu nadzorczego wynikających z prawa.
5. Strony stosują RODO, tj. rozporządzenie (UE) 2016/679. Umowa nie jest zgodą osób na przetwarzanie ani samodzielną podstawą prawną zbierania ich danych przez Administratora.

Przedmiot, zakres i czas

1. Administrator powierza dane w celu udostępniania i obsługi jego formularzy, zbierania i przechowywania zapytań, obliczania wycen, generowania PDF, dostarczania powiadomień i ofert, obsługi panelu, eksportu, wsparcia i usuwania danych.
2. Kategorie osób: potencjalni i obecni klienci Administratora, ich przedstawiciele, osoby kontaktowe i inne osoby wskazane w zapytaniu, w zakresie niezbędnym do obsługi oferty.
3. Kategorie danych, zależnie od konfiguracji: imię i nazwisko, e-mail, telefon, nazwa firmy, adres lub miejsce realizacji, parametry zamówienia, uwagi, zapis kolejnych zmian pól formularza stanowiący część zapytania i służący odtworzeniu przebiegu wyceny w panelu Administratora, treść rozmowy z asystentem AI formularza wraz z opisem wykonanych przez niego zmian pól, treść i parametry wyceny, dokumenty PDF, status obsługi, notatki firmy, dosłowna treść wyświetlonej informacji o administratorze i zgód marketingowych wraz z odpowiedziami, identyfikatory i daty zdarzeń oraz niezbędne dane techniczne. Statystyki użycia formularza (otwarcia, strony i pola, które odwiedzający zmieniali, wybierane opcje, pokazane wyceny) są liczone wyłącznie jako sumy per formularz i dzień, bez wartości pól i bez danych kontaktowych; do policzenia wizyty raz służy losowy, dwugodzinny identyfikator sesji odwiedzającego. Źródło wejścia (domena strony odsyłającej, parametry kampanii z adresu strony, podstrona z formularzem) jest liczone w ten sam sposób i zapisywane przy zapytaniu jako jego cecha.
4. Asystent AI formularza jest funkcją włączaną przy wdrożeniu na polecenie Administratora. W czasie rozmowy treść wiadomości osoby oraz opis pól formularza z ich wartościami są przekazywane dostawcy modelu językowego wskazanemu w Załączniku nr 1; cennik i kod formularza nie są przekazywane. Rozmowa jest utrwalana wyłącznie razem z wysłanym zapytaniem, w ten sam sposób co odpowiedzi, dostępna w panelu Administratora, nieprzesyłana w wiadomościach e-mail i usuwana razem z zapytaniem. Odpowiedzi asystenta mają charakter pomocniczy i nie stanowią oświadczenia Administratora ani Offerandum.
5. Czynności obejmują przyjmowanie, zapis, porządkowanie, przechowywanie, odczyt, obliczenia, modyfikację zgodnie z poleceniem, przekazywanie wskazanym odbiorcom, eksport, ograniczenie i usuwanie. Usługa działa w sposób ciągły w okresie Umowy głównej, następnie wyłącznie w zakresie niezbędnym do zwrotu/usunięcia i wygaśnięcia kopii.
6. Usługa nie jest przeznaczona do świadomego zbierania danych z art. 9 lub 10 RODO, haseł, danych kart ani dokumentów tożsamości. Administrator nie konfiguruje pól do takich celów. Przypadkowe otrzymanie takich informacji zgłasza Offerandum, aby ustalić ich ograniczenie i usunięcie.
7. Własne dane dotyczące zawarcia umowy, reprezentacji, rozliczeń, kontaktów i ochrony roszczeń Offerandum przetwarza jako administrator na zasadach swojej polityki prywatności. Nie obejmuje to swobody przechowywania całej bazy zapytań Administratora dla własnych celów.

Polecenia i obowiązki Administratora

1. Udokumentowanymi poleceniami są Umowa, konfiguracja formularza i panelu, wskazanie odbiorców wiadomości oraz zweryfikowane dyspozycje uprawnionych osób przesłane uzgodnionym kanałem.
2. Administrator odpowiada za podstawę prawną, obowiązek informacyjny wobec osób, zgodność konfiguracji z zasadą minimalizacji oraz prawidłowość danych odbiorców i uprawnień swoich użytkowników.
3. Administrator wskazuje kontakt do spraw danych i incydentów w zamówieniu oraz niezwłocznie aktualizuje go po zmianie. Ustala czas przechowywania i poleca usuwanie danych, które przestały być potrzebne, także przed końcem domyślnego terminu.
4. Jeżeli Administrator sam działa jako procesor dla innego podmiotu, przed powierzeniem uzyskuje właściwe upoważnienie do dalszego powierzenia i informuje o tej roli Offerandum. W przeciwnym razie ten wzorzec nie powinien być używany bez dostosowania.

Obowiązki Offerandum

1. Offerandum przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, także w sprawach transferów, chyba że obowiązek nakłada prawo UE lub państwa członkowskiego. O takim obowiązku informuje przed przetwarzaniem, o ile prawo tego nie zabrania.
2. Nie sprzedaje danych, nie wykorzystuje ich do własnego marketingu, trenowania modeli ani niezależnej analityki treści zapytań.
3. Dostęp nadaje tylko osobom, które potrzebują go do wykonania usługi, zostały upoważnione i zobowiązane do poufności albo podlegają odpowiedniemu obowiązkowi ustawowemu. Poufność obowiązuje także po zakończeniu dostępu.
4. Niezwłocznie informuje, jeżeli jego zdaniem polecenie narusza przepisy ochrony danych. Wstrzymuje wykonanie zakwestionowanej czynności do wyjaśnienia, informując o skutkach i zapewniając ochronę danych.
5. Utrzymuje adekwatne środki bezpieczeństwa opisane w załączniku nr 2, uwzględniając ryzyko, stan wiedzy technicznej, charakter danych oraz koszty. O zmianie istotnie wpływającej na poziom ochrony informuje Administratora. Nie obniża uzgodnionego poziomu jednostronnie.
6. Na potrzeby wsparcia dostęp do danych ogranicza do niezbędnej firmy, celu i czasu. Nie kopiuje rzeczywistych zapytań do środowiska deweloperskiego ani narzędzi AI bez odrębnie ustalonej podstawy, polecenia i zabezpieczeń.

Dalsze powierzenie i transfery

1. Administrator udziela ogólnego pisemnego upoważnienia do korzystania z dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych w zaakceptowanym załączniku nr 1, w opisanym zakresie.
2. O zamiarze dodania lub zastąpienia podprocesora Offerandum powiadamia wskazany kontakt e-mailem co najmniej 14 dni przed dostępem nowego podmiotu do danych. Informacja obejmuje nazwę, zadanie, miejsce przetwarzania i mechanizm transferu.
3. Administrator może w tym czasie zgłosić uzasadniony względami ochrony danych sprzeciw. Strony szukają rozwiązania, np. innego dostawcy lub wyłączenia funkcji. Do rozstrzygnięcia danych tego Administratora nie przekazuje się nowemu podmiotowi. Jeżeli rozwiązanie nie jest możliwe, Administrator może zakończyć dotkniętą zmianą usługę przed przekazaniem danych, bez opłaty za tę rezygnację, z rozliczeniem niewykorzystanej przedpłaty.
4. Pilność zmiany nie uchyla prawa do uprzedniego upoważnienia; jeżeli 14 dni nie można zachować, potrzebna jest odrębna zgoda Administratora lub wstrzymanie danej funkcji.
5. Offerandum nakłada na podprocesora obowiązki ochrony danych odpowiadające niniejszej Umowie i pozostaje odpowiedzialne wobec Administratora za wykonanie jego obowiązków.
6. Przekazanie poza EOG wymaga warunków z rozdziału V RODO: odpowiedniej decyzji stwierdzającej adekwatność albo właściwych zabezpieczeń, oceny transferu i środków uzupełniających, gdy są potrzebne. Sama lokalizacja bazy w UE nie jest deklaracją braku wszystkich transferów.
7. Informacje o konkretnych transferach, odbiorcach i zabezpieczeniach, w tym możliwość otrzymania właściwych dokumentów z ochroną informacji innych klientów, Offerandum udostępnia Administratorowi.

Prawa osób i pomoc Administratorowi

1. Offerandum pomaga w realizacji praw osób, uwzględniając charakter przetwarzania, dostępną informację i narzędzia. Pomoc obejmuje wyszukanie, udostępnienie, sprostowanie, ograniczenie, eksport i usunięcie powierzonych danych.
2. Żądanie otrzymane bezpośrednio od osoby przekazuje Administratorowi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w 2 dni robocze, i nie rozstrzyga go samodzielnie bez polecenia, chyba że obowiązek wynika z prawa.
3. Na zweryfikowaną dyspozycję odpowiada bez zbędnej zwłoki, standardowo w 5 dni roboczych, z uwzględnieniem wcześniejszego terminu wynikającego ze sprawy. Wskazuje zakres wykonania i przeszkody. Terminy te są zobowiązaniami organizacyjnymi, nie zastępują terminów ustawowych.
4. Pomaga w obowiązkach z art. 32–36 RODO, w szczególności w ocenie ryzyka, ocenie skutków, konsultacjach i ustaleniu okoliczności naruszeń, w zakresie przetwarzania wykonywanego przez Offerandum.
5. Zasady ewentualnego rozliczenia prac wykraczających poza zwykłą obsługę uzgadnia się przed ich wykonaniem. Spór o opłatę nie może opóźniać pomocy koniecznej do wykonania obowiązku ustawowego.

Naruszenia danych

1. Offerandum zawiadamia Administratora bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu naruszenia dotyczącego jego danych; strony przyjmują maksymalnie 24 godziny na pierwszą informację. Nie czeka na zakończenie dochodzenia ani pełną ocenę skutków.
2. Zawiadomienie obejmuje dostępne informacje o charakterze zdarzenia, kategoriach i przybliżonej liczbie osób i rekordów, możliwych skutkach, działaniach ograniczających oraz kontakcie prowadzącym sprawę. Brakujące informacje są uzupełniane etapami bez zbędnej zwłoki.
3. Offerandum zabezpiecza dowody, ogranicza skutki i prowadzi chronioną dokumentację. Wysyła zawiadomienie na kontakt incydentowy Administratora; przy braku potwierdzenia używa uzgodnionego kontaktu awaryjnego.
4. Administrator ocenia obowiązek zgłoszenia organowi i zawiadomienia osób. Offerandum nie dokonuje tych zgłoszeń w jego imieniu bez upoważnienia lub obowiązku prawnego. Gdy zdarzenie obejmuje własne dane Offerandum jako administratora, ocenia ono również własne obowiązki.

Informacje i audyty

1. Offerandum udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO, umożliwia audyty i inspekcje Administratora lub upoważnionego audytora oraz współdziała przy nich.
2. Zwykły audyt uzgadnia się z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, zaczynając od dokumentacji i dowodów. Nie ogranicza to audytów pilnych po incydencie, uzasadnionym podejrzeniu naruszenia lub na żądanie organu.
3. Zakres i sposób audytu chronią tajemnice, dane innych klientów oraz dostępność usługi. Nie stanowi to podstawy do odmowy informacji potrzebnych do oceny zgodności.
4. Strony utrwalają ustalenia, działania naprawcze, odpowiedzialnych i terminy. Nie nakłada się opłat lub ograniczeń uniemożliwiających skuteczne wykonanie uprawnienia do audytu.

Przechowywanie, zwrot i usunięcie

1. Domyślny profil, o ile Administrator nie wyda zgodnego z prawem odmiennego polecenia: zapytanie i powiązane dokumenty usuwa się najpóźniej po 12 miesiącach od otrzymania. Dotyczy to także historii pól i notatek. Status „wygrane” sam nie przedłuża okresu.
2. Administrator może polecić wcześniejsze usunięcie. Dla terminowej realizacji takiej dyspozycji dane są usuwane z aktywnego środowiska w ciągu 7 dni kalendarzowych po zweryfikowaniu polecenia, chyba że prawo wymaga krótszej reakcji lub zachowania ściśle określonego zakresu.
3. Po zakończeniu usługi Administrator wybiera zwrot i usunięcie albo samo usunięcie. Zwrot obejmuje uporządkowany eksport danych powierzonych, dokumentów oraz informacji niezbędnych do ich odczytu. Pojedynczy ograniczony eksport listy CSV nie wyczerpuje tego zobowiązania.
4. Jeśli nie otrzymano wcześniej innego polecenia, przez 30 dni od końca usługi dane pozostają wyłącznie do odbioru/zwrotu, bez nowych zapytań i operacyjnej obsługi. Po tym czasie podlegają usunięciu; aktywne kopie usuwa się najpóźniej do 37. dnia od zakończenia.
5. Odizolowane kopie bezpieczeństwa wygasają do 30 dni od usunięcia aktywnego, czyli przy standardowym zakończeniu najpóźniej do 67. dnia od końca usługi. Kopie nie służą zwykłej obsłudze, a po odtworzeniu ponownie wykonuje się wszystkie obowiązujące dyspozycje usunięcia przed udostępnieniem danych.
6. Offerandum potwierdza zakres i datę usunięcia aktywnego oraz końcową datę wygaśnięcia kopii. Jeżeli prawo UE lub państwa członkowskiego wymaga przechowania określonych danych, podaje podstawę, zakres i czas, ograniczając dostęp i cel.
7. Usunięcie w Offerandum nie usuwa wiadomości i eksportów znajdujących się w systemach Administratora lub uprawnionych odbiorców. Administrator odpowiada za dalsze postępowanie z tymi kopiami; Offerandum pomaga zidentyfikować zakres ujawnienia.
8. Procesor nie zatrzymuje powierzonych danych z powodu zaległej faktury. Własne dokumenty rozliczeniowe i minimalne dowody wykonania obowiązków podlegają odrębnym podstawom i retencji.

Postanowienia końcowe

1. Umowa obowiązuje tak długo, jak Offerandum przetwarza powierzone dane, także w okresie ich zwrotu i usuwania. Obowiązki poufności i niezbędnej rozliczalności trwają odpowiednio dłużej.
2. Istotne zmiany Umowy wymagają udokumentowanego uzgodnienia; zmiany podprocesorów odbywają się w procedurze z części 5. Nowa publikacja w serwisie nie zmienia wstecz zaakceptowanej wersji.
3. Jeżeli prowadzenie Offerandum przejmie inny podmiot, w szczególności spółka, do której przedsiębiorstwo Offerandum zostanie wniesione albo sprzedane, wstępuje on w prawa i obowiązki podmiotu przetwarzającego z niniejszej Umowy razem z Umową główną, na tych samych warunkach i bez zmiany załączników. Offerandum informuje o tym wskazany kontakt Administratora na trwałym nośniku co najmniej 30 dni przed dniem przejęcia, podając dane nowego podmiotu. Do dnia przejęcia dane przetwarza dotychczasowy podmiot. Nie jest to zmiana podprocesora, chyba że dotychczasowy podmiot ma dalej przetwarzać dane na zlecenie następcy; wtedy stosuje się procedurę z części 5.
4. Załącznik nr 1: Lista dalszych podmiotów przetwarzających, wersja 1.0. Załącznik nr 2: Środki bezpieczeństwa, wersja 1.0. Wybrany profil retencji i ewentualne odchylenia utrwala się w zamówieniu.
5. Dokument podlega prawu polskiemu i RODO. Postanowienia nie wyłączają odpowiedzialności ustawowej ani uprawnień osób, których dane dotyczą.